MS Excel - настройка, импорт/экспорт

[andrey_k]

В этой теме размещаем вопросы и ответы, а также советы и рекомендации по настройке MS Excel, ошибки в работе программы, решение задач по импорту/экспорту документов, ссылки и обсуждение надстроек для Excel, обучающие материалы и т.п.
Общий принцип - все рекомендации не требуют применения формул и макросов (VBA).
Если обсуждение какой-либо проблемы в этой теме перешло к созданию макросов, кода VBA, то такое обсуждение будет перенесено в тему по задачам.

MS Excel - решение практических задач (разработка таблиц, макросов и т.п.) размещаем в отдельной теме http://www.nowa.cc/showthread.php?t=6522.

Все пожелания по принципам размещения сообщений по этим темам рассматриваются - пишите мне в личку.

[andrey_k]

Цитата: Сообщение от assist очень часто, экспортируя данные из других программ в формат Exel, сталкиваюсь с проблемой добавления листа в файл-книгу, а внизу нет списка всех листов. Как отобразить все листы?

Меню Параметры->Вид: включить "Отображать ярлыки листов"
В Excel 2007: Параметры Excel -> Дополнительно -> включить "Показывать ярлычки листов"

[MuhaZ]

Цитата: Сообщение от andrey_k Что формат xlsx фактически является zip-архивом, тайной не является. Только не понятно, что за компьютер должен быть, который zip-файл 20Мб долго пакует?

У меня 40-мегабайтный файл обновляется мгновенно (без внешних ссылок, формул не много), а архивируется в zip за 6 секунд - вот вам и различия на глаз.

Цитата: Сообщение от andrey_k Настройки Excel обычно одни - если включено обновление связей при открытии, то, значит, связи будут обновляться и при закрытии файла. А доступ к данным другого файла у Excel намного дольше делается, чем, когда эти же данные, например, в том же файле на другом листе лежат. Особенно много тормозов, когда связь "битая" или файла по этой связи не существует.

Как вариант проверить быстродействие на различных вариантах:
1. Тот же файл с обрезанными ссылками, именами и проч;
2. Файл меньшего размера;
3. Проверить, наконец, корректность связей.

Если уж на то пошло. Речь, кажется, идет не просто об открытии и сохранении файла, а об открытии и закрытии Excel'я - может там какие Надстройки?

Может антивирус каждый раз инспектирует?

[Steel Rain]

Всем доброго времени суток.

Недавно приобрели офис мелкосовтовский. MS Office 2003 Standart в Excel обнаружил такой баг: в динамическом фильтре, если большой список не работает скролл. Т.е. список фильтров можно пролистать только бегунком на скроллбаре, а колесиком мыши не прокручивает. Стрелочки на скроллбаре тоже не работают Просто в документе скролл работает правильно. Обновил до SP3, перековырял все настройки так ничего и не вышло. Никто не сталкивался? Как лечить?

[GPlay]

Чтобы было понятно, у нас есть:
Злосчастный документ Exel с данными в формате xls. Замеченные особенности: растёт из ничего, т.е. изначальный вес 600 кб, делим на два меньшиx документа и получаем документы в два раза больше, на данный момент вес документа 1.7 метра.

Компьютеры "С1" и "С2", где стоит office 2007, на которых Exel очень долго думает, когда вбиваешь значение в ячейку, около 30 сек! Тормоза только когда вбиваешь цифру, текст вбивается без задержки.
На компе "С1" раньше был 2003 и ситуация была така же.

Есть комп "B" (мой комп) на нём 2007, при вбитии ячейки задержка 3 сек.
Есть комп "A" на нём 2003, задержки нет.

[andrey_k]

Цитата: Сообщение от GPlay Чтобы было понятно, у нас есть: Злосчастный документ Exel с данными в формате xls. Замеченные особенности: растёт из ничего, т.е. изначальный вес 600 кб, делим на два меньшиx документа и получаем документы в два раза больше, на данный момент вес документа 1.7 метра. Компьютеры "С1" и "С2", где стоит office 2007, на которых Exel очень долго думает, когда вбиваешь значение в ячейку, около 30 сек! Тормоза только когда вбиваешь цифру, текст вбивается без задержки. На компе "С1" раньше был 2003 и ситуация была така же. Есть комп "B" (мой комп) на нём 2007, при вбитии ячейки задержка 3 сек. Есть комп "A" на нём 2003, задержки нет.

1. Что за документ, самопроизвольно увеличивающийся? Вы, наверное, какие-то данные вносите да еще формулы двух-трехмерной выборки применяете? Как таблицы разбиваете? какие части у новых "маленьких" файлов совпадают?
2. какие таблицы обрабатываются в Excel 2007 и 2003: размер таблиц, наличие выборок и т.п.? Не забывайте, что при вводе текста необходимости пересчитывать файл нет, потому и вносится все быстрее.
3. работу Excel 2007 и 2003 сравниваете на одном и том же файле? Какая конфигурация компьютера? Посмотрите необходимые требования к конфигурации для работы этих систем и сравните с конфигурацией Ваших компьютеров.

[Кастет]

GPlay,

Цитата: Сообщение от GPlay Чтобы было понятно, у нас есть: Злосчастный документ Exel с данными в формате xls. Замеченные особенности: растёт из ничего, т.е. изначальный вес 600 кб, делим на два меньшиx документа и получаем документы в два раза больше, на данный момент вес документа 1.7 метра.

Была похожая проблема. Файл разрастался до огромного размера: 5 метров. Я сначала стал выяснять, какие листы добавляют большой объём: удалил один лист уменьшилось 3,5 метра. Оставил один лист и удалил с него (очистил) все данные, размер остался 2 метра. В предварительном просмотре при полностью очищенных данных выдавалось 13 пустых страниц. Стал я из этого файла выделять различные области и копировать в чистый файл, пока не заметил, что чистый файл после копирования пустых ячеек сильно увелчился в размере. Стал я исследовать эти ячейки, которые сильно увеличили объём пустого файла, наводя на них мышь. Оказалось, что там какое-то чудовищное количество пустых надписей. Если вести мышкой по пустой ячейке, то она в форме плюса, а при попадании на надпись маркер становится стрелками во все стороны, а при нажатии выделяется рамка надписи. Удалить эти надписи все невозможно, при удалении строк и столбцов они просто приближаются к ячейке А1, дальнейшее удаление ничего не давало. А надписей было более 10 тыс. Откуда возникли— непонятно, может какое нить ававрийное выключение, может сетевой мусор. При работе с файлом выделялись области и копировались, а потом вносились изменения. Это приводило к увеличению количества надписей.
Ликвидировали это так. Сделали новый лист, который должен был заменить замусоренный лист. В формулах остальных листов провели замену (CTRL+H) в формулах ЛистСтарый! на ЛистНовый!. Скопировали значения и форматы с ЛистСтарый на ЛистНовый, а затем ЛистСтарый удалили (вместе со всеми надписями). Размер файла уменьшился и пока вроде таким и остаётся.

[andrey_k]

Кастет, GPlay,
я вспомнил!
Похожая вещь возникает при вставке данных целыми листами или столбцами/строками из файлов, созданных 1С 7 и подобными (ERP) системами: они генерируют в файл "пустые" ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. В итоге со временем файл становится очень большим.
Я лечил или удалением этих объектов вручную, или способом, описанным Кастетом: копированием формул на другой лист, исправлением ссылок и убивством "ракового" листа.

Также неизвестно, что делает Excel при аварийном восстановлении файла после сбоя - я иногда замечал также сильное увеличение размеров файла и его нестабильную работу после такого восстановления. Лечился - или использовал старую "живую" версию файла и вносил заново все исправления до сбоя, или также хирургически переносил данные в другую книгу, а старую убивал.

Все это "танцы с бубном", но других способов, кажется, нет.

[The_Prist]

В 2003 попробуйте
меню Правка- Перейти – Выделить – Объекты.
в 2007:
вкладка Главная-Найти и выделить-Выделение группы ячеек-Объекты.

Нажмите Delete. Все объекты на листе будут удалены. Правда есть небольшой шанс, что у Вас есть скрытые объекты. Тогда надо идти в редактор VBA(Alt+F11)-Ctrl+R. Отображаете окно свойств(F4). Находите объект ЭтаКнига(ThisWorkbook) и в окне свойств свойство - DisplayDrawingObjects и ставите там значение - -4104-xlDisplayShapes.
После этого переходите опять на лист и повторяете операции по выделению и удалению объектов, описанные выше.

[andrey_k]

Цитата: Сообщение от mfg А кто-нибудь работал в 2010 Excel? Стоит устанавливать или пока рано?

Финал-релиз еще не вышел.
Что Вы хотите использовать сейчас в бете-2010, чего нет в предыдущих версиях?

[The_Prist]

Цитата: Сообщение от mfg А кто-нибудь работал в 2010 Excel? Стоит устанавливать или пока рано?

Я пробовал. Вроде нормально, но нестабильно работает в некоторых случаях. Я бы не советовал пока устанавливать как рабочую версию.
Проблемы замечены:
-при записи/выполнении макросов;
-при сохранении файлов Excel в форматы младших версий(2003,2007) вплоть до полной потери данных файла.

[svstr]

Посоветуйте, пож-та, как решить проблему взаимной конвертации *.xls - *.csv в кодировке UTF-8 без применения Calc из OpenOffice

[andrey_k]

Цитата: Сообщение от svstr Посоветуйте, пож-та, как решить проблему взаимной конвертации *.xls - *.csv в кодировке UTF-8 без применения Calc из OpenOffice

Excel 2007 SP2 умеет сохранять в три варианта csv:
CSV разделители-запятые,
СSV MsDos,
CSV Macintosh.

Как я понимаю, формат везде один, отличия в кодировке.
Может быть, в варианте "Macintosh" как раз применяется кодировка UTF-8?

[dejite]

Проблема: в операционке Windows server 2008 r2 64 bit Exel и Word 2007 c 30% вероятностью вылетал при сохранении.
Есть лечение?

[GPlay]

Спасибо Уважаемые! действительно наверное это побочный эффект копирования

Цитата: Кастет, GPlay, я вспомнил! Похожая вещь возникает при вставке данных целыми листами или столбцами/строками из файлов, созданных 1С 7 и подобными (ERP) системами: они генерируют в файл "пустые" ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. В итоге со временем файл становится очень большим. Я лечил или удалением этих объектов вручную, или способом, описанным Кастетом: копированием формул на другой лист, исправлением ссылок и убивством "ракового" листа. Также неизвестно, что делает Excel при аварийном восстановлении файла после сбоя - я иногда замечал также сильное увеличение размеров файла и его нестабильную работу после такого восстановления. Лечился - или использовал старую "живую" версию файла и вносил заново все исправления до сбоя, или также хирургически переносил данные в другую книгу, а старую убивал. Все это "танцы с бубном", но других способов, кажется, нет.

Надо будет подробнее с этим разобраться. Помогло решение описанное The_Prist:

Цитата: В 2003 попробуйте меню Правка- Перейти – Выделить – Объекты. в 2007: вкладка Главная-Найти и выделить-Выделение группы ячеек-Объекты.

Весь процесс сопровождался долгими лагами, но в итоге выделилась какая то непонятная ерунда, которую я удалил, после чего задержка исчезла полностью, на всех версиях на всех компах, и документ стал весить 200 КБ!

[nehgroid]

Как такое может быть, и как с этим бороться?
Экспортировал из 1С таблицу со значениями. Но в ячейках, где отображается число с буквой на самом деле только часть отображаемого значения.
На рисунке в выделеной ячейке С2 видим 2101А0042, а в строке формул - просто 2101
Вот сам файл. кто подскажет?